読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

タイムマネジメントの相談を受けて

ビジネススクールのメンターをやっていて、タイムマネジメントについてメールで相談を受けました。
改めて聞かれると、皆どうやっているんでしょうね。
自分なりの回答をお答えしましたが、多少頭の整理になったので備忘の為ブログに上げておこうと思います。
 
(以下返信した内容)
タイムマネジメントの件、認識を理解しました。
人間はそんなに強くはないので、むしろ意志が弱いのが普通じゃないですかね~
私も結構直前になってバタバタしてた(今でも一部してる?)タイプですし、時にはだらだらしないと自分はもたないと思ってます。
 
ちょっと私の経験や考え方からになりますが、タイムマネジメントについてお答えしますね。
せっかく「計画」と「実行」という枠組みをご提示いただいたので、それに沿ってお答えするようにしましょうか?
シューは「どのようにタイムマネジメントをすれば、うまく実行できるのか?」といったところでしょうか(粗いのは承知)
無意識に思っていたことを言語化しようとしたら、すごい長文になってしまいました。。
 
■計画について
そもそもとして実行できないのは、無理な「計画」にある可能性もあります。
「実行可能な計画をたてるためにはどうすればよいのか?」ということがサブイシューですね。
 
・目標を明確にする。
 もし可能であれば、自分はなんのためにタイムマネジメントをして計画をたててまで、何かをやろうとしているのか、自分の中の動機や目標としての「ありたい姿」をクリアに描くといいかなと思います。
クリアであればあるほど何をすべきかみえてきます。※ただ状況によってはよく見えないことも多いので、試行錯誤が必要なこともありますが。
仮に目標を「経営大学院を2年間で24科目取得して卒業」なぜなら「○○な自分になるたいから」
動機が腹落ちしてるものだとやりとげようとするエンジンになります。(ここの段階で実は目標が自分にとってやりたくないことに気づいたりもします。その場合は計画変更)
 
・目標達成に必要な時間を設定する。
目標が明確になったら、次は必要な時間を算出する必要がありますよね。
といってもあんまり精緻に出しすぎる必要もありません。どうせ不確実なことも多いのでざっくりと初期仮説でおきます。
私の経営大学院時代の場合は、単科時代の経験から、1科目100時間(クラスの授業時間含む)と想定していました。
三か月で三科目300時間だとすると、ひと月100時間確保しなくてはいけない計算になりますね。
 
・時間の棚卸をして、やらないことを決める。
どんな人間も一日に与えられた時間は24時間です。なので基本この時間をベースにやりくりするしかありません。
ひと月30日とすると720時間、一年365日とすると8760時間。
基本時間管理は時間資源キャパシティがきまっているなかからの「引き算」なので、何か新しいことをやろうとすると、自分が今やっていることの中で「やらない」ことを決める必要があります。
もちろん何か工夫したりツールをつかって効率化して時間を短縮できることもあるでしょうが、だいたい削減できる時間は高が知れてるので、一番インパクトがあるのは何か固定費のようになっている時間をやらないと決めて、「削減」することです。
難しいのはどうやって選択をするかという選択基準です。
感覚的に選べる人もいますし、ロジックで分類して選択している人もいると思います。
有名なポジショニングだと「重要度」と「緊急度」のマトリクスですが、もしかしたら他の基準(たとえば自分の場合、「重要度」×「好き嫌い」とか)もあるかもしれないですね。
ここらへんはその人の価値観、人生観に関わってくるところです。
 
・必要な時間を天引きして可処分(つかえる)時間を明確にする。
仕事の時間、睡眠時間、食事時間など生きていくために不可欠な時間、自分のライフスタイルにとって他必要だと思われる時間(家族との時間など)、など必要な時間を天引きして自分が使える時間を明確にします。
 
・行動計画に落とす。
スケジュール帳、Googleカレンダー、なんでもよいですが、具体的に自分の時間を「みえる化」して、一目で使える時間、予定のある時間がわかるようにしておきます。
自分自身の場合、とても忘れっぽいので書いてみえるようにしておかないとわからなくなります。
どのぐらい隙間時間が発生するか?時間をまとめることは可能か?隙間時間にできる作業は何かを考えておきます。
※ある程度予定通りにいかないことを考えて、バッファを設けておくことをお勧めします。
アクションが大きすぎる場合は、プロセスで分解してある程度実行ができるレベルまで小分けしておくことが必要です。
 
 
■実行について
計画も実行できなければ絵に描いた餅。ということで実行が最も重要です。
時間の管理といっても時の流れをコントロールはできないので、実際にコントロールできるのは自分の行動です。
ではどうやって自分を行動させていくのか?ということが問題になります。
 
・最初からうまくいかないことを想定する。
新しいことをやる場合などは特にそうですが、最初からうまくいくことは少ないのではないかと思います。
完璧主義の人なんかは、うまくいかないと一気にやる気がなくなることも多いですが、このへんは自分に期待値が高すぎるのですね。
 
・想定外を想定する。
突発的な自分にコントロールができない要因で、想定外のことで時間をとられることは多いです。
そこはコントロールできないものなので、そもそも起きるもんだと思っておいて、起きたときに粛々と対応、起きた場合のベストプラクティスをとれればよいと思います。
※そのためにもバッファが必要で、ある程度他の要因でコントロールします。
 
・習慣化させる。(悪しき習慣をやめて、良い習慣をつくる)
最初のほうのアクションは意志の力で、「やるぞ」と決めてやるのですが、中々継続させるのは難しいです。
人間は行動が習慣化するためには、2週間~3ヶ月前後かかると研究の成果で出ています。
継続が難しいこととして、期限が見えないことがあるので、習慣化させるために最低「1か月」は続ける(習慣化が難しそうなものは3ヶ月など)と期限を切って、その間だけは続けることを意識すれば、多少は行いやすくなります。
ある程度定着がすれば、習慣の力に従って、あとの継続をするのは楽になります。
逆に自分に悪い習慣が根付いている場合は、やはり同じように意図的に期限を切って、その間はやらないことを意識しますが、習慣になっているものは中々変えるのは大変ですね。。
 
・体調を把握して積極的に休む。
できるできないのことを考えたときに、コンディションの問題でうまくいかないことも多くあります。
そもそも体調を崩してしまった場合のタイムロスは、かなり大きいのできちんと積極的に休養をとったほうが、最終的なゴールには近いことも多いかと思います。
身体に不調を感じ始めた、精神的に安定感がなくなってきたときは、意図的に勇気をもって休養することをおすすめします。
睡眠時間を確保、睡眠の質をあげるために入浴する、5分だけの仮眠をとる、散歩をする、好きな音楽を聴く、身体を動かして汗をかく、健康的な食事を取る、水分補給をこまめに行う、など状況にあった休養をとって、実際のアクションに集中できるようにします。
 
・勝負所で集中する。
緊急度が高い(期限が近い)かつ時間が限られている場合は、特に集中しなくてはいけないことも多いです。
このようなプチ修羅場がはっきりわかりやすい場合は、人間自然と追い詰められてそれなりに力を出すと思いますが、本当は力を発揮しなくてはいけない局面にも関わらず無自覚なケースもあります。
このへんは計画段階でしっかり必要な時間をみておくこと、あとはもうこの時間しかないと思って不完全だろうとなんだろうと成果を出すと決めておくことでしょうか。
自分自身の集中力のギアを上げる方法は個々人違うとは思いますが、継続できるのはせいぜい1時間~1時間半ぐらいが一般的なので、その時間内でできることにアクションは小分けしておきます。
 
・全力で楽しむ。
好きこそものの上手なれとか、これを楽しむものに如かず、という言葉がありますが、アクションの中で楽しめる要素を見出して、可能ならば全力で楽しむことが、やり遂げる原動力になる気がします。
最初から好きなことをやるのはあまり苦労はありませんが、良くわからないことをやる場合は、可能であれば好奇心をもってアクションに面白さを見出すようにしています。
 
・時には根性と覚悟
最初から精神論を語るのは好きじゃないですが、うまくいっていない場合などは歯を食いしばって続ける根性や、やりきる覚悟が求められる状況もあるかと
自分の中でどれだけ動機があるかということもありますが、危機的な状況では一時的に覚悟を決めて行動しないと、乗り越えられないような局面もあります。
※乗り越えれば成長する、ないしは自己効力感が高まる。など結構自己暗示をかけることも
 
 
■検証と改善について
計画と実行ということで、一応PDCAな枠組みだとすると検証や改善についても
 
検証ということですが、まずは自分が計画通り行動したかどうかで検証してみます。
コントロールできない要因で行動できなかった場合は、次善のプランを考えて行動ができたかどうかですね。
自分がコントロールできる要因のところで、行動ができなかった場合は、改善が必要となります。
まあなんらかの原因があって行動ができなかったわけで、計画のどこかの部分に問題があった(ex計画が粗すぎた、詰め込みすぎた)か、実行面のどこかに問題があった(ex疲労が蓄積していた、やる気がどうしても起きない、悪い習慣に引きずられた)わけです。
修正可能なところはどんどん修正して、リアルなアクションにつなげていきます。
 
こういうのは自分自身でメタ認知(客観的に自分をみれる)できる人は自分でやればよいですが、中々自分では難しい場合もありますので、信頼できる友人やメンターとなりうる人に話して、定点観測しながら客観的にみてもらうという方法もありますね。
 
(追記)
すごい長い文の追記で恐縮ですがすべてこれをいつもしているわけではないです。
あと自分のなかで、「ダメ人間タイム」というのは存在していて、どうしようもないダメ人間になっている時もあります。(笑)
 
必要のない時にはあまり肩肘はらずに、時にはだめでもいいじゃない?というぐらいの気楽な気持ちでいったほうがうまくいくこともありますので
やるべき時にしっかり集中していただければよいのではと